保有個人情報開示請求制度の一般的な手続き

1.個人情報とは

 個人情報保護法(個人情報の保護に関する法律)において,「個人情報」とは,「生存する個人に関する情報であって,当該情報に含まれる氏名,生年月日その他の記述等により,特定の個人を識別することができるもの」をいいます。

2.保有個人情報開示請求制度

 個人情報保護法により,誰でも行政機関等に対して,その機関が保有している自分の個人情報(保有個人情報が記録されている行政文書等)について,開示を請求することができます。
 
 開示請求は,保有個人情報の「本人」または「未成年者・成年被後見人の法定代理人」または「任意代理人(本人の委任による代理人)」のみが行うことができます。訂正請求,利用停止請求についても同様です。
 
〇    開示請求を受けた行政機関等は,開示請求者(代理人が本人に代わって開示請求をする場合にあっては,当該本人をいう。)以外の個人に関する情報など,個人情報保護法第78条に規定される不開示情報を除き,原則として開示します。なお,保存期間満了等により開示請求に係る保有個人情報が存在しない場合には不開示となります。
不開示情報(個人情報保護法第78条(抜粋))
(1) 開示請求者の生命,健康等を害するおそれがある情報
(2) 開示請求者以外の個人に関する情報(住所・氏名・所属等)
(3) 法人等に関する情報で,開示することにより当該法人等の権利・利益等を害するおそれがある情報等(法人の印影等)
(4) 国の安全等に関する情報(機密情報等)
(5) 公共の安全等に関する情報(犯罪予防,捜査,公訴の維持,刑の執行その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあるもの等)
(6) 国の機関,独立行政法人等の内部又は相互間の審議,検討,協議に関する情報であり,率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれのある情報等
(7) 国の機関等の事務又は事業に関する情報であり,監査,検査,取締り,試験等の事務に関し,正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし,若しくはその発見を困難にするおそれのある情報等(事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがある情報等)

3.開示請求の窓口

 山梨労働局における開示請求の受付窓口は,山梨労働局 総務部総務課 です。
 窓口では,開示請求手続き等の相談・情報提供を行っています。
 ※県下の各労働基準監督署・公共職業安定所(ハローワーク)が保有する行政文書についても,窓口は総務部総務課になります。各労働基準監督署及び公共職業安定所では、開示請求の受付が出来ません。

4.開示請求の手続き

 山梨労働局に対する開示請求は,『保有個人情報開示請求書(標準様式第2-1)』に必要な事項を記入し、本人確認書類(法定代理人または任意代理人(本人の委任による代理人)の場合は請求資格確認書類も必須)を添えて,総務部総務課に提出(来局または郵送)してください。

 
〇保有個人情報開示請求書(標準様式第2-1)
 保有個人情報開示請求書の説明(標準様式第2-1関係)
Word[51KB] PDF[134KB]
 記載例:保有個人情報開示請求書 PDF[237KB]
 委任状(個人情報に係る開示請求用)(標準様式第2-29-1) PDF[81KB]
 委任状(特定個人情報に係る開示請求用)(標準様式2-29-2)
※特定個人情報(マイナンバーを含むことが明らかな個人情報)を開示請求する場合
PDF[84KB]
 
請求書の宛名(行政機関の長等)は『山梨労働局長』と記載ください。
請求書の「1 開示を請求する保有個人情報」欄は,請求する個人情報が特定できるよう,その名称や内容等をできる限り具体的に記載していただく必要があります。(特定が不十分な場合,開示を求めたい行政文書等が開示できなくなる可能性がありますので,必要に応じ窓口までご相談ください。)
請求する行政文書が複数となる場合には,それぞれの行政文書ごとに1件の請求が必要になります。また,同じ種類の行政文書であっても年度(毎年4月1日から翌年3月31日まで)ごとの管理がなされている行政文書の場合には,それぞれの年度ごとに1件の開示請求が必要となります。(1件ごとに手数料が必要となります。)
開示請求書に不備がある場合(対象文書の特定が不十分な場合,手数料が納付されていない場合,本人確認書類が提示または提出されていない場合等)には,補正をお願いすることになります。補正に要した期間は,開示決定の期限(30日間)の不算入期間となり,また,補正期限を過ぎた場合には不開示の決定を行う場合があります。
保存期間満了等により開示請求に係る保有個人情報が存在しない場合には不開示となります。
請求する保有個人情報の特定(行政文書の特定)等,ご不明な点がありましたら,山梨労働局総務部総務課までご相談ください。
◇手数料(開示請求手数料)
 開示請求には,請求する行政文書1件につき300円の開示請求手数料が必要となります。
開示請求手数料の納付は,「保有個人情報開示請求書」の所定の場所に,300円分の『収入印紙』を貼って納付してください(収入印紙に消印は行わないでください。収入印紙は郵便局等で購入できます。)。
本人確認書類
  開示請求は,保有個人情報の本人またはその代理人のみが行うことができることから,請求に当たっては,本人であることの確認書類の提示・提出が必要となります。
  ☆開示請求において必要となる本人確認書類及び請求資格確認書類
必要となる書類
(1)窓口来所による請求 〇運転免許証,健康保険の被保険者証,個人番号カード(住民基本台帳カード(注),ただし個人番号通知カードは不可),在留カード,特別永住者証明書又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書等
住所・氏名が記載されている書類を提示し,又は提出してください。
〇どのような書類が本人確認書類に当たるのか分からない場合などには,開示請求窓口に事前にご相談ください。
 (注)住民基本台帳カードは,その効力を失うか,個人番号カードの交付を受ける時まで個人番号カードとみなされ,引き続き使用可能です。
(2)郵送による請求 〇 (1)の本人確認書類を複写機により複写したものに併せて,住民票の写し(ただし,開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。)を提出してください。住民票の写しは,市町村が発行する公文書であり,その複写物による提出は認められません。
 なお,個人番号カードを複写機により複写したものを提出する場合は,表面のみ複写し,住民票の写しについては,個人番号の記載がある場合,当該個人番号を黒塗りしてください。
 また,被保険者証を複写機により複写したものを提出する場合は,保険者番号及び被保険者等記号・番号を黒塗りにしてください。
(3)代理人による請求 〇代理人自身に係る(1)~(2)に掲げる書類に併せて,代理人であることを証明する書類を提出してください。
〇代理人のうち,法定代理人が開示請求をする場合には,戸籍謄本,戸籍抄本,成年後見登記の登記事項証明書その他法定代理人であることを証明する書類(ただし,開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。)を提示し,又は提出してください。
 なお,戸籍謄本その他法定代理人であることを証明する書類は,市町村等が発行する公文書であり,その複写物による提示又は提出は認められません。
〇代理人のうち,任意代理人が開示請求をする場合には,委任状その他その資格を証明する書類(ただし,開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。)を提出してください。ただし,委任状については,①委任者の実印により押印した上で印鑑登録証明書(ただし,開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。)を添付するか又は②委任者の運転免許証,個人番号カード(ただし個人番号通知カードは不可)等本人に対し一に限り発行される書類の写しを併せて提出してください。なお,委任状は,その複写物による提出は認められません。

5.開示・不開示の決定の通知

  開示請求のあった行政文書の開示・不開示の決定は,原則として開示請求があった日から30日以内(開示請求の補正等に要した日数は含まれません。)に行い,開示請求者に書面により通知(郵送)します。
 ただし,事務処理上の困難その他の正当な理由により,30日以内に開示・不開示の決定を行うことが困難な場合には,決定の期限を延長することがあります。
 保有個人情報の全部又は一部を開示するときには,開示の実施にあたり,開示の方法,開示を実施することができる日時,写しの送付を希望する場合の郵送料等についても併せて通知します。

6.開示の実施

 開示決定の通知を受けた方は,文書等の閲覧または写しの交付等の方法により開示の実施を受けられます。

 
開示実施の申出
    開示の実施を受ける方は,通知のあった日から30日以内に,開示決定通知に記載された開示の実施方法の中から希望の実施方法を選択し,開示決定通知に同封された「保有個人情報の開示の実施方法等申出書」に希望の開示方法を記入して,総務部総務課に提出(来室または郵送)してください。
写しの送付を希望する場合
   写しの送付を希望する場合には,送付に必用な額に相当する郵便切手を「保有個人情報の開示の実施方法等申出書」に同封してください。
 詳細は,開示決定通知書に記載されている内容をご確認下さい。

7.訂正・利用停止請求制度について

  開示を受けた保有個人情報について,内容が事実ではないと思うときには,開示を受けた日から90日以内に訂正を請求することができます。
 また,開示を受けた保有個人情報について,適正に取得されたものでない,又は法に違反して保有・利用・提供されていると思われるときは,開示を受けた日から90日以内に利用停止・消去・提供の停止を請求することができます。

8.受付時間

 9時30分~12時00分 , 13時00分~17時00分 ※土・日曜日,祝日,年末年始の閉庁日を除く

 その他,保有個人情報開示請求制度の手続きについてご不明な点があれば,下記までお問合せ下さい。

山梨労働局 総務部総務課 情報公開・個人情報保護窓口(055-225-2878)

場所 〒400-8577 山梨県甲府市丸の内1-1-11 山梨労働局3階
受付時間 9時30分~12時00分、13時00分~17時00分

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