平成28年5月2日

山形労働局　
　　　　　　　　　　　　　　　

山形労働局職業安定部職業対策課における文書の紛失について

　山形労働局長（局長　相浦　亮司）は、職業安定部職業対策課（以下「職業対策課」という。）における個人情報を含む文書の紛失について、下記のとおり当該事案を確認の上、必要な措置を講じましたので、概要をお知らせします。

記

1　概要

　職業対策課において、米沢公共職業安定所（以下「米沢所」という。）から送付された、一部文書を紛失した。
　紛失した文書には、7事業所（A社、B社、C社、D社、E社、F社、G社）の代表者の氏名、実習講師の氏名等の個人情報が記載されていた。

2　事実経過

（1）平成28年4月21日（木）、職業対策課の担当者が、A社から提出のあった助成金の支給申請書の事務処理を　　　行っていたところ、A社から事前提出のあった計画届の記載内容と相違する支給申請の内容となっていることから、A社に対して電話で確認したところ、平成27年11月30日付けで、管轄の米沢所に変更届を提出した、旨の回答を得た。米沢所に確認したところ、平成27年11月30日付けで受理し平成27年12月2日付けでレターパックにより山形労働局に送付した旨を確認した。その際、A社から提出代行を依頼されている提出代行業者が扱った他6社分（B社、C社、D社、E社、F社、G社）の変更届を一緒に送付したことを確認した。また、同じレターパックにA社他6社の別様式の関係書類も同封したとの報告を受け、職業対策課内の同助成金関係書類を確認したところ、変更届以外の書類は確認できたが変更届については確認する事ができなかった。
（2）同月22日（金）、山形労働局及び米沢所において、再度当該文書の捜索を行ったが、確認する事ができなかったことから、紛失したと判断した。
（3）同月25日（月）に職業対策課長及び米沢所長が提出代行を依頼された代行業者を訪問し、経過を説明及び謝罪を行い理解を得た。その際、対象となる7事業所への訪問謝罪を行う旨を説明したところ、提出代行である代行業者から説明を行い該当事業所の意向を確認した上で対応するように提案されたことから、何時でも対応する事を約束し代行業者に仲介を依頼した。（その後、代行業者からの連絡により一部事業所へ訪問し経過を説明し謝罪し理解を得た。）
（4）なお、米沢所では変更届と関係書類を同じレターパックで送付した記録が残っており、職業対策課で変更届以外の書類を確認できていることから、山形労働局でレターパック受領後に当該文書を紛失したか、米沢所から発送の際レターパックに封入し忘れそのまま紛失したかのいずれかと考えられる。

 

3　発生原因

（1）山形労働局において、文書受付時における書類の内容の確認、受付後の文書の管理が、適切になされていなかったこと。
（2）米沢所からの発送時、封筒への封入文書の確認が不十分であったこと。

4　再発防止策

（1）4月25日（月）に職業対策課長が部内の非常勤職員を含む職員に対して、本事案の経過を説明し、特に以下を重点として、文書の収受における適切な取扱いの徹底及び個人情報の適切な管理・取扱いの徹底を指示した。
　ア　個人情報を含む文書の送付に当たっては、発送、受領側の双方で確認する等により管理を徹底すること。
　イ　個人情報を含む文書の送付に当たっては、特定記録郵便で直接、担当課又は担当者に届くよう送付すること。
　ウ　送付後は送付先と確実に当該書類が届いたかを確認すること。
（2）山形労働局においては、5月中旬に開催する労働基準監督署・公共職業安定所長合同会議等で、局長及び職業安定部長から今回の事案について情報共有し、注意喚起及び個人情報管理の一層の徹底を指示することとしている。

 

                                       　　　　　　　　　　　　　（担当）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　山形労働局職業安定部職業対策課
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　職業対策課長　鈴木孝治
                                                           　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  電話　023-626-6101